הנוסחה לכתיבת אי מייל אפקטיבי

יש דרך לכתוב אי מייל שיווקי שעושה את העבודה

למרות שכולנו סובבים סביב אימיילים כל היום, מקבלים, שולחים, קוראים וכותבים, ואולי דווקא בגלל זה – לאימייל "טוב", כזה שאכן מניע אותנו לפעולה, יש מספר כללים ברורים.
בין אם מדובר באימייל שיווקי ללקוחות או "סתם" באימייל שוטף ללקוח, ספק או אפילו חבר, כדאי שהמבנה שלו יהיה תמציתי וברור כדי להניע את הקורא לפעולה אותה אנו מקווים להניע.

ריכזנו עבורכם מספר טיפים מצוינים לכתיבת אימייל טוב (לגזור ולשמור):

להיות פרסומאים לרגע (ולמצוא כותרת תמציתית ואטרקטיבית)

בדרך כלל, אנחנו לא בדיוק יודעים איך נראית תיבת האינבוקס של מקבל האימייל; דלה או עמוסה, מפוצצת בתיקיות נושאיות או מבולגנת – הדרך היחידה בה נבטיח כי הנמען שלנו יפתח את האימייל ויקרא אותו מתוך כוונה מלאה היא כותרת שעושה טיזינג לתוכן האימייל.
ומהו אותו טיזינג? רמז מסקרן לתוכן עצמו (למשל – "הפעם אני באמת זקוק לעצתך בתור מומחה" או "יש לי בקשה שיכולה לרומם את המוניטין שלך") , ולא כל סיפור המעשה בשורה אחת ("הי, אתה יכול לעזור לי? נתקעתי באמצע פרויקט ללקוח X וחסר לי המון חומר רקע בנושא בו אתה מתמחה").

לכבד את הנמען בפתיח

אם הנמען אינו מכיר את השולח, יש לפתוח בשורה – שתיים של הצגה עצמית הרלוונטית לנושא עליו מדובר. אם הנמען מכיר את השולח, יש לפתוח בשורה – שתיים המציגות את הרקע לבקשה הספציפית אותה מבקש השולח.

לשבור שורות

הפורמט האימיילי מאפשר כתיבת שורות ארוכות עד אין קץ, אך אין זה אומר שיש להשתמש בהן… מאחר שהתפיסה הראשונית של רובנו היא תפיסה ויזואלית, יש לערוך את הכתוב כך שיתפס כתמונה, לתחום אותו במעין ריבוע שניתן לקלוט ברפרוף מהיר. שורות ארוכות מדי מציגות חזות מתישה לאימייל ויכולות לייצר התנגדות עוד בטרם הקריאה.

לא לכתוב למגירה

את כל ההגיגים, התיאורים, הסופרלטיבים ושאר ערימות המילים, שמרו לספר שעוד תוציאו בעתיד. אימייל אמור להיות תמציתי ותכליתי, ולכן, פרט למספר מילות נימוס, אין בו צורך במילים מיותרות המעמיסות על הטקסט כולו ומייגעות את הנמען בהוצאת המוץ מן התבן.

לדפוק מספרים

בשל אותה תפיסה ויזואלית אשר נזכרה כאן למעלה, רצוי בהחלט לנסות ולמספר / לחלק לסעיפים טקסטים ארוכים שיכולים להתחלק. למרבה הפלא, רוב הטקסטים יכולים להתחלק ולהתמספר, בין אם מדובר על חוויות ("מספר מסקנות מאירוע הלקוחות של אתמול:"), על בקשות ("מספר בקשות לי אליך:"), על הרהורים ("מספר דברים שחשבתי עליהם בדרך למשרד:"), על מחמאות ("רציתי לומר לך שמבחינתי שיחקת אותה במספר מישורים:") וכן הלאה.

להיפרד יפה

בדיוק כמו שמומלץ להיפרד מילד בכניסה לגן – גם כאן כדאי לעשות את זה קצר, חד, ברור ומשמח. לשמחתנו, השפה העברית מלאה בביטויים מצויינים לשימוש הזה, וכך גם האנגלית. "להשתמע", "נדבר בקרוב", "המון תודה",               "see you soon", "stay in touch", "call me if you need anything" והיד עוד נטויה. אין צורך להכביר במילים, להתנצל, להודות בהגזמה, למסור ד"ש לכל הסובבים או להבטיח הבטחות. פרידה היא פרידה – קצרה ותכליתית.

להגיהה רחוק

רגע לפני הלחיצה על ה-send, כדאי מאד לקרוא את המייל ולראות האם הבהרנו את עצמינו, לא העמסנו על הקורא, כתבנו ללא שגיאות כתיב, עם רווחים וסימני פיסוק במקומות הנכונים והאם אנחנו בעצמנו היינו שמחים לקבל מייל כזה ומבינים מיד במה מדובר. אם כן – שגרו, אם לאו – בצעו סבב תיקונים מהיר בטרם השליחה.

אל תטעו; לא מדובר בכתיבה שיווקית פר-אקסלנס, אולם כל מייל שאנו שולחים מייצג אותנו אצל הנמען (שלא תמיד אנחנו מכירים אותו), ולפיכך – הוא המייצג שלנו "בחוץ". אם יהיה נקי, קוהרנטי, מכובד ותמציתי – סביר להניח שניתפס מקצועיים יותר, ולשם מה הגענו עד הלום אם לא לשם כך?